PERENCANAAN

Perencanaan

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.

Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.

Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :

v  Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan

v  Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

Kerugian dan Keuntungan Perencanaan

Keuntungan Perencanaan :

v  Membantu wirausahawan berorientasi ke masa depan

v  Koordinasi keputusan yang tidak dibuat sekarang tanpa adanya gagasan tentang bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan yang harus dibuat besok

v  Perencanaan menekan tujuan-tujuan organisasional sehingga wirausahawan secara konstan dalam pencapaian tujuan organisasi

Kerugian Perencanaan :

Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen sehingga manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan untuk perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya seperti pemgorganisasian, mempengaruhi dan pengawasan.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Ø  Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan sehingga wirausahawan memandang organisasi sebagai  suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan jangka panjang wirausahawan adalah mencoba menentukan apa yang dilakukan oleh organisasi agar berhasil dalam kurun waktu 3 sampai 5 tahun mendatang.

Manajemen Strategis

Manajemen strategis merupakan proses yang menjamin bahwa proses dan manfaat organisasi dari penggunaan strategi organisasional yang tepat. Strategi yang tepat adalah strategi yang sesuai untuk kebutuhan organisasi pada saat tertentu

Empat langkah proses dalam manajemen strategis :

v  Perumusan strategi

v  Implementasi strategi

v  Pengukuran hasil strategi

v  Evaluasi strategi

Kesimpulannya :

Manajemen strategis (strategic manajement) adalah sejumlah keputusan dan tindakan yang mengarah pada penyusunan suatu strategi atau sejumlah strategi efektif untuk membantu meencapai sasaran perusahaan. Proses manajemen strategis adalah cara dengan jalan mana para perencana strategi menentukan sasaran dan mengambil keputusan. Manajemen strategi kini menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan pengambilan keputusan yang akan menentukan apakah suatu perusahaan itu unggul dan dapat bertahan hidup atau menghadapi kematiannya disebut juga dengan manajemen strategi. Strategi ini dapat berjalan dengan baik ketika manajer strategi dapat menggunakan sebaik-baiknya sumber daya perusahaan dalam lingkungan yang berubah-ubah.

Ø  Perencanaan Taktis

Perencanaan jangka pendek menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Jangka pendek adalah kurun waktu antara satu tahun atau kurang. Wirausahawan menggunakan perencanaan

taktis untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai keberhasilan pada jangka waktu satu tahun atau kurang

Perencanaan taktis dipusatkan pada apa yang akan dilakukan dalam jangka pendek untuk membantu organisasi mencapai tujuan organisasi jangka panjang yang ditentukan dengan perencanaan strategis

PERENCANAAN DAN TINGKATAN MANAJEMEN

Tingkatan Manajemen dalam waktu perencanaan :

v  Manajemen puncak mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan atau tidak dan menggunakan waktu perencanaan lebih banyak dibanding manajemen tingkat menengah dan bawah

v  Manajemen tingkat menengah menggunakan waktu yang lebih banyak dibanding manajer tingkat bawah

v  Manajemen tingkat bawah lebih terlibat dalam kegiatan operasional dari organisasi dan mempunyai waktu yang lebih sedikit dalam proses perencanaan

Tipe Perencanaan :

v  Manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek dengan keahlian operasi harian menyebabkan menjadi perencana terbaik pada jangka pendek

v  Manajer tingkat menengah membuat perencana jangka yang agak panjang

v  Manajer puncak membuat perencanaan jangka panjang yang mempunyai pengertian yang baik mengenai situasi organisasional keseluruhan

Langkah-Langkah dalam Proses Perencanaan :

v  Menyatakan tujuan organisasi yang jelas untuk dimulai suatu perencanaan

v  Memilih berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan

v  Mengembangkan premis/asumsi yang menjadi dasar alternatif kelayakan penggunaan setiap alternatif

v  Memilih alternatif terbaik untuk mencapai tujuan

v  Pengembangan rencana berdasarkan alternatif yang dipilih dimana rencana jangka panjang dan jangka pendek mulai dirumuskan

v  Memfungsikan rencana-rencana ke dalam tindakan-tindakan yang memberi organisasi dengan pengarahan aktivitas jangka pendek dan jangka panjang

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Ø  Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :

v  Menghasilkan rencana yang tepat

v  Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

Kerugian pendekatan probabilitas tinggi :

v  tidak mendorong rencana yg kreatif

v  Pendekatan Maksimisasi

Ø  Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal

Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :

v  Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari

v  Antisipasi pada perubahan masa depan

v  Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah

Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional

Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan

http://mujahidinimeis.wordpress.com/2011/01/18/manajemen-strategi-suatu-kebutuhan/

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari penggunaannya.

Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu:

v 
• Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling terjalin secara simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.

v 
• Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan
kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan

Arti Penting Pengorganisasian

Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antara semua sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu dan kapan, dimana serta bagaimana sumber daya tersebut digunakan

Tiga tanggung jawab difungsikannya departemen pengorganisasian :

v  Pengembangan rencana-rencana reorganisasi yang akan membuat sistem manajemen menjadi efektif dan efisien

v  Mengembangkan rencana-rencana untuk memperbaiki keterampilan manajerial yang sesuai dengan kebutuhan sistem manajemen

v  Mengembangkan suatu organisasi yang menguntungkan dalam sistem manajemen

Proses Pengorganisasian

Lima langkah utama dalam proses pengorganisasian :

v  Tercermin dalam rencana-rencana dan tujuan-tujuan

v  Menetapkan tugas-tugas pokok

v  Membagi tugas pokok ke dalam subtugas-subtugas

v  Alokasi sumber daya dan pengarah bagi subtugas-subtugas

v  Mengevaluasi hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasikan

Struktur

Dua tipe dasar dari struktur yang ada dalam sistem manajemen :

v  Struktur Formal merupakan hubungan diantara sumber daya-sumber daya organisasi dan juga disajikan dengan bagan organisasi

v  Struktur Informal merupakan pola hubungan yang berkembang karena keberadaan anggota organisasi informal berkembang secara alami dan cenderung didasari oleh norma, nilai dan sosial dari individu

DEPARTEMENTALISASI DAN STRUKTUR FORMAL : PANDANGAN

      KONTINGENSI

Metode pembentukan hubungan formal diantara sumber daya-sumber daya adalah dengan membentuk departemen-departemen untuk melaksanakan beberapa tugas organisasi

Departementalisasi adalah proses pembentukan departemen dalam sistem manajemen yang didasarkan pada faktor fungsi kerja yang dilaksanakan, produk yang dibuat, daerah yang dikuasai, sasaran konsumen dan proses yang dirancang untuk pembuatan produk

      Fungsi

Merupakan tipe aktivitas yang sedang dilaksanakan dimana termasuk dalam pemasaran, produksi dan keuangan

      Produk

Pengorganisasian menurut produk memungkinkan wirausahawan mengelompokkan secara logis sumber daya-sumber daya yang perlu untuk menghasilkan suatu produk

      Wilayah

Wilayah mendepartementalisasi daerah geografis pasar dimana sistem manajemen dipusatkan, ketika pasar dan lokasi kerja meluas maka jarak fisik antar berbagai tempat membuat tugas manajemen menjadi sulit

      Pelanggan

Pelanggan membentuk departemen sebagai tanggapan dari sistem manajemen, sehingga pelanggan dapat diidentifikasi menjadi kelompok-kelompok yang logis

      Proses Pembuatan

Proses pembuatan menentukan departemen menurut fase pokok dari proses yang digunakan untuk pembuatan produk

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Formal

v  Kekuatan pada diri wirausahawan

v  Kekuatan pada tugas

v  Kekuatan pada lingkungan

v  Kekuatan pada bawahan

PEMBAGIAN TENAGA KERJA (DIVISION OF LABOUR)

Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu

Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja

Keuntungan :

v  Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat

v  Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain

v  Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien

v  Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk

Kerugian :

v  Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia

v  Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun

PENGORGANISASIAN AKTIVITAS INDIVIDU

Pertanggung Jawaban

Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas yang dibebankan

Tanggung jawab adalah komitmen pribadi untuk menangani suatu pekerjaan sebaik mungkin sesuai dengan kemampuannya

Tiga bidang yang berhubungan dengan tanggung jawab :

v  Pembagian aktivitas kerja

v  Menegaskan aktivitas kerja dari manajemen

v  Bertanggung jawab

Menegaskan Aktivitas Kerja Manajemen

Suatu proses yang digunakan untuk menegaskan aktivitas kerja manajemen ‘membuat setiap manajer secara aktif berperan serta dengan atasannya, rekan sebaya, dan bawahan pada pekerjaan manajerial yang diuraikan secara sistematis untuk dikerjakan dan kemudian menegaskan peranan yang dimainkan tiap manajer dalam hubungannya dengan kelompok kerjanya dan dengan organisasi

Tujuan interaksi ini adalah untuk menjamin bahwa tidak ada tumpang tindih atau kesenjangan dalam meyakini pertanggungjawaban manajemen yang ada dan bahwa manajer hanya melaksanakan aktivitas-aktivitas yang menyebabkan tercapainya tujuan sistem manajemen

Alat yang dikembangkan untuk mengimplementasikan proses interaksi tersebut adalah pedoman tanggung jawab manajemen yang akan membantu anggota organisasi dalam :

v  Menguraikan berbagai hubungan tanggung jawab yang ada

v  Meringkas bagaimana tanggung jawab dari berbagai manajer dalam organisasi mereka berhubungan satu sama lain

Wewenang

Wewenang adalah hak untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan orang lain melalui perintah yang dikeluarkan

Wewenang didefinisikan sebagai karakter komunikasi dengan mana ia diterima oleh individu sebagai penentuan tindakan yang akan diambil oleh individu dalam sistem.

Barnard menunjukkan bahwa wewenang hanya akan diterima jika :

v  Individu bisa mengerti perintah yang dikomunikasikan

v  Individu percaya perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi

v  Individu melihat perintah itu sesuai kepentingan pribadinya

v  Individu secara fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.

Jenis-Jenis Wewenang

      Wewenang Lini

Adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

      Wewenang Staf

 Adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. 

      Wewenang Fungsional

 adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:

v  Memahami komunikasi tersebut

v  tidak menyimpang dari tujuan organisasi

v  tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi

v  Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya 

Delegasi

Terdapat tiga langkah dalam proses pendelegasian :

v  Membebankan semua kewajiban tertentu pada individu

v  Proses pendelegasian melibatkan pemberian wewenang yang semestinya kepada bawahan

v  Penciptaan kewajiban pada bawahan untuk melaksanakan kewajiban yang dibebankan

PENGEMBANGAN ORGANISASI

Tujuan Organisasi

v  Keuntungan adalah kekuatan motivasi bagi wiraswastawan

v  Pelayanan pada pelanggan dengan penyediaan nilai ekonomis yang dibutuhkan (barang dan jasa) membenarkan keberadaan organisasi bisnis

v  Tanggung jawab sosial bagi wiraswastawan sesuai dengan kode etik dan moral yang dibuat oleh masyarakat dimana industri tersebut berada

Perubahan Organisasi

Adalah proses modifikasi organisasi yang ada dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas sampai sejauh mana organisasi tersebut mencapai tujuan-tujuannya, dengan melibatkan segmen organisasi yang sebenarnya dan biasanya termasuk perubahan lini wewenang organisasi, berbagai tingkatan tanggung jawab dalam organisasi dan lini komunikasi organisasi yang sudah mapan.

Faktor-faktor pertimbangan dalam perubahan organisasi :

v  agen-agen perubahan

v  Penentuan apa yang hendak diubah

v  Evaluasi perubahan

v  Individu-individu yang dipengaruhi oleh perubahan

v  Tipe perubahan yang dibuat (perubahan orang-orang, perubahan struktural atau perubahan teknologi)

Perubahan Struktural

Adalah proses modifikasi organisasi yang menekankan pada peningkatan efektivitas organisasi dengan pengendalian perubahan yang mempengaruhi anggota organisasi selama pekerjaan kerja mereka.

Bentuk-bentuk modifikasi dalam perubahan struktural :

• Menjelaskan dan mendefinisikan jabatan
• Modifikasi struktur organisasi agar sesuai dengan kebutuhan komunikasi organisasi
• Mendesentralisasikan organisasi untuk mengurangi biaya koordinasi, meningkatkan pengendalian subunit, meningkatkan motivasi dan mendapatkan fleksibilitas yang lebih besar